9 Herausforderungen mit Excel
Excel ist bewundernswert, aber da wir immer mehr Informationen verarbeiten, werden schnellere Reaktionen und Ad-hoc-Analysen erwartet. Excel ist nicht immer in der Lage, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Das ist ein großer Nachteil, aber unsere Excel-Kenntnisse über Bord zu werfen, ist nicht die Lösung, die wir anbieten. ABUX kann die technischen Barrieren von Excel beseitigen und viele Mängel und Schwierigkeiten bei Planungs- und Berichtsprozessen beheben.
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1. Planungsprozess mit Top-Down- und/oder Bottom-up-Ansatz
Sie kennen den Arbeitsablauf der Planung in Excel genau. Unternehmen verwenden meist einen Top-Down-Ansatz für die Zielsetzung und einen Bottom-up-Ansatz für die Datenerfassung. In den meisten Fällen erhalten die Mitarbeiter eine leere Excel-Tabelle, gefolgt von mehreren Besprechungen, um diese Budgets zu genehmigen oder abzulehnen.
Excel
Excel ist nicht dafür ausgelegt, Daten zuzuweisen und anschließend neue Versionen zu sammeln. Wenn Daten mehrfach kopiert und weitergegeben werden, mangelt es an Prozesskontrolle.
ABUX
ABUX ist in der Lage, mehrere Szenarien zu verarbeiten und die Herausforderungen zu lösen, die sich aus der geografischen Entfernung und der Fragilität der Eingabedaten ergeben, dank seiner einzigen Quelle der Wahrheit und seiner einheitlichen Plattform. Die direkte Dateneingabe in Pivot-Tabellen und automatisierte Schritte tragen zusätzlich zu einem nahtlosen Planungsprozess bei.
2. Berechtigungen und Sicherheit
Excel-Tabellen enthalten oft die vertraulichsten und sensibelsten Informationen eines Unternehmens, wie Prognosen und Marktdaten. Leider werden diese Daten in der Regel über das E-Mail-System zwischen den Benutzern ausgetauscht.
Excel
Es ist schwierig, Daten in Excel zu schützen, z. B. Gehaltsabrechnungen und Prognosen.
ABUX
Zugriffskontrolle basierend auf Rolle, Umfang des Plans, innerer Kultur oder anderen Aspekten. Genehmigung/Ablehnung und Datensperren sind ebenfalls eine integrierte Funktion von ABUX.
3. Datenvalidierung – Bis zur Datenquelle vordringen
Kennen Sie diese Frage aus Ihrem Lenkungsausschuss: Welche Kosten werden genau dieser Kostenstelle zugeordnet? Welche tatsächlichen Änderungen sind gegenüber den geplanten Daten zu verzeichnen?
Excel
Die Daten müssen manuell in Excel eingegeben werden. Bei Hunderten von Änderungen und isolierten Plattformen ist eine Datenvalidierung nicht möglich.
ABUX
ABUX bietet eine einzige Quelle der Wahrheit und validiert Daten automatisch: Jeder Benutzer greift auf denselben Datenpool zu, der von allen akzeptiert wird. Das Drillen von Daten ist eine grundlegende Funktion von ABUX. Mit nur einem Klick können Sie die Details einer kumulativen Zeile bis hin zu den Quelldaten (z. B. Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem) anzeigen.
4. Ändern und Laden von Daten direkt über die Pivot-Tabelle
Es ist nicht möglich, in PIVOT erstellte Berichte direkt zu ändern.
Excel
Die Pivot-Tabelle dient zum Anordnen und Neuanordnen von Daten.
ABUX
Die Pivot-Tabelle ist eine Plattform für die Dateneingabe: Laden, Eintragen, Ändern von Zahlen in Pivot. ABUX übernimmt alle Hintergrundarbeiten – neue Daten erscheinen gleichzeitig in anderen Teilen Ihres Plans. (Beispiel: Wenn Sie das Verkaufsvolumen erhöhen, wird die Kostenverteilung automatisch auf der Grundlage des größeren Volumens neu berechnet.
5. Wechseln Sie zwischen Fakten und Plänen
Das Wechseln zwischen mehreren Plattformen und das Arbeiten in Excel-Tabellen für die persönliche Budgetplanung kann leicht zu Fehlern führen. Erstellen Sie eine separate Excel-Tabelle speziell für Vergleiche? Arbeiten Sie gleichzeitig an drei oder vier Monitoren?
Excel
Es ist nicht einfach (oder sogar unmöglich), schnell und effektiv historische Vergleiche und Abweichungsanalysen durchzuführen.
ABUX
Mindern Sie das Risiko! ABUX bietet automatische Ladevorgänge aus jedem System. Aktuelle und historische Daten aus dem Quellsystem werden in einer zentralisierten Lösung auf dem neuesten Stand gehalten. Dies kann auch die Schwierigkeiten bei Versionsänderungen in ERP-Systemen lösen, bei denen in der Regel unterschiedliche Zeiträume in verschiedenen Datenbanken gespeichert werden.
6. Rollierende Prognose
Die Erstellung eines separaten Excel-Blattes für die rollierende Prognose ist eine normale Praxis in einem Unternehmen. Die Probleme beginnen, wenn wir in der Zwischenzeit die Einstellungen ändern wollen: Detailebene, Identifizierung des Objekts und der Werttreiber, Überdenken des Zeitrahmens usw.
Excel
Möglich, aber die Funktionen sind so begrenzt, dass es sich nicht lohnt, eine rollierende Prognose in Excel zu erstellen.
ABUX
In ABUX können Sie eine Verbindung zwischen Echtzeit-Markttrends und Ihren strategischen Zielen herstellen, die Genauigkeit mit der automatischen Datenübertragung vom “Single Point of Truth” erhöhen. Planungsrahmen können treiber- und projektbasiert aufgebaut werden: sehen Sie die Finanz- und Betriebszahlen der Zukunft in jedem Quartal oder Monat usw.
7. Überschaubare Größe der Berichte
Berichte werden in Excel-Tabellen per E-Mail weitergegeben. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel zusätzlichen Speicherplatz Ihr Unternehmen für doppelt, dreifach oder (mehr) zeitlich gespeicherte Daten benötigt?
Excel
Riesige Tabellenkalkulationen zirkulieren innerhalb des Unternehmens. Datenverluste, Beschädigung von Zell-Hyperlinks, Verrutschen von Formeln sind vorprogrammiert.
ABUX
Keine doppelten oder fehlenden Datenpunkte mehr. Diese Funktion ist nur ein Ergebnis der üblichen Datenbankverwaltung. Excel-Tabellen fungieren nicht als Datenbank: diese Rolle wird vom SQL-Server hinter ABUX übernommen. Excel ist nur eine Eingabe-Ausgabe-Schnittstelle.
8. Bericht sofort anpassen - Machen Sie es auf Ihre Art
Was ist, wenn das Publikum in der Lage ist, die Daten nach eigenem Interesse zu organisieren? Die Controller sind nur für die fachlichen Aspekte der Berichte (d.h. die Richtigkeit der Daten) verantwortlich. Der Vorstand kann Berichte jederzeit und überall mit digitalen Tools laden und den Umfang des Berichts erweitern/einschränken.
Excel
Die dynamische Berichterstattung ist sehr begrenzt. Eine schnelle Validierung von Strukturänderungen in Berichten funktioniert nicht. Ist Power Point wirklich das geeignete Werkzeug für die Erstellung von Managementberichten?
ABUX
Wir müssen jedes Jahr Hunderte von Stunden aufwenden, um gut gestaltete, klare PPT-Präsentationen für Führungskräfte zu erstellen. Es muss im Voraus festgelegt werden, welche Informationen im Bericht für das Publikum wichtig sind.
9. .Planung im Gleichschritt - isolierte Abteilungen abstimmen
Neben dem Risiko einer fehlenden Datenbankverwaltung und dem Mangel an einheitlicher Business Intelligence planen die Abteilungen isoliert voneinander.
Excel
Jede Abteilung und jede Tochtergesellschaft arbeitet mit ihrem eigenen Bericht. Es ist zeitaufwändig und riskant, Daten aus getrennten Quellen manuell zusammenzutragen, um das große Ganze zu sehen.
ABUX
Das multidimensionale Modell ermöglicht es den Mitarbeitern, mit Vorlagen zu arbeiten, anstatt mit isolierten Abteilungsberichten. ABUX lädt Daten aus beliebigen Quellen (z.B. ERP, SAP, Oracle, Navision, Excel, txt, usw.) und teilt Daten zwischen Abteilungen auf der Grundlage einer vordefinierten Logik und Häufigkeit (z.B.: Umsatzprognose zwischen Vertriebsmitarbeitern und Produktion)